Філософія ERP (Enterprise Resource Planning) полягає у побудові єдиного технологічного та інформаційного середовища управління бізнес-процесами і ресурсами підприємства незалежно від територіального та функціонального місця їх виконання або знаходження. А також має на увазі наявність інструментарію для оперативного обліку всіх первинних документів і операцій, ідеально – в місцях їх виникнення, а також їх аналітичної обробки з метою прийняття управлінських рішень і подальшого поширення даних між підрозділами і співробітниками компанії. Важливим аспектом є побудова «єдиного» інформаційного простору, для уникнення необхідності введення даних у різні системи, зменшення вартості на придбання інформаційних системам і мінімізації помилок при введенні та обробці даних.
На мою думку, будь-який бізнес схожий на живий організм, і тут можна провести аналогію із людським тілом. ERP система є кровоносною системою підприємства! Саме вона наповнює всі складові бізнесу «киснем» і всім необхідним (дає додаткову енергію і можливості), першою реагує на зміни; допомагає ідентифікувати і боротися з «вірусами і бактеріями», що можуть впливати на бізнес як зсередини (внутрішні зловживання і помилки співробітників, неефективне управління ресурсами, основними засобами і т.д.), так і ззовні (затримки в постачаннях, низька якість отриманих матеріалів / товарів / послуг, велика дебіторська заборгованість тощо). Хочу відразу зазначити, що будь-яка ERP – це потужний інструмент розвитку бізнесу в умілих руках топ-менеджменту компанії, але непростий, тому що оперувати даними і системою потрібно навчитися. Чи необхідно реагувати на сигнали, які подає ERP система, і як реагувати, вирішує керівний орган компанії.
Сучасні технології можуть надихати людину на нові ідеї, відкривати нові можливості та горизонти, але при цьому бізнес роблять люди, і це – факт. Жодна ERP система не зможе автономно (без втручання людини) керувати підприємством і розвивати його.
На сьогодні, впровадження ERP системи є як світлою надією, так і моторошним страхом керівництва будь-якого підприємства. Ні для кого не секрет, що статистика успішних впроваджень не дуже втішна. Щорічно з’являється інформація про багатотисячні проекти впровадження систем управління підприємством, що закінчилися невдачею і справа тут не в конкретному постачальнику програмного забезпечення, або системі, хоча до їх вибору варто віднестися ґрунтовно, оцінити не тільки поточні переваги, але і можливості розвитку / розширення функціональності ERP в майбутньому (чи зможе згодом ERP система забезпечити потреби зростаючого організму (бізнесу) і розвиватися / трансформуватися разом з ним).
У своїх попередніх статтях: «Оновлення Microsoft Dynamics AХ: коли приймати рішення, чи виправдані зусилля і як це оцінити» і «Сучасний фінансовий директор як суб’єкт цифровий реальності», я вже ділилася інформацією про те, які ERP системи займають лідируючі позиції на світовому ринку і на прикладі лінійки рішень Dynamics 365 компанії Microsoft (Microsoft Dynamics 365 Finance, Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management, Microsoft Dynamics 365 Busines Central, Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement і т.д.), звертала увагу на переваги, які дають ERP рішення підприємствам, які їх використовують сьогодні, а також, як сучасні технології, які пропонує компанія Microsoft, можуть сприяти зростанню бізнесу в майбутньому.
У цій статті я розповім про внутрішні та зовнішні фактори, що впливають на процес впровадження системи управління підприємством, з точки зору його організації в цілому, не залежно від того, про яку конкретно ERP систему йдеться.
Базова річ, з якої я хочу почати, – це попередня оцінка загальної готовності підприємства до впровадження ERP системи. Впровадження – це дуже трудомісткий процес, який вимагає серйозних тимчасових і фінансових витрат, активне регулярне залучення топ-менеджменту в проект, потребує серйозної методологічної підготовки, адаптації персоналу до роботи в системі, веде за собою ряд важливих змін, що стосуються не тільки окремих бізнес-процесів, а й бізнесу в цілому.
Тверезо зважити свої сили і бажання – це перше і найважливіше рішення, яке має прийняти керівництво компанії перед стартом проекту впровадження. Саме це рішення і єдність людей, які його приймають, значною мірою буде далі впливати на весь хід проекту. Ключове завдання виконавця (підрядника) в цей момент – вибудувати здорові очікування у Замовника; відверто і чесно показати всі можливі нюанси, ризики, а також інструменти управління ними.
Якщо повернутися до аналогії з кровоносною системою, то перш ніж встановлювати новий «серцевий клапан» (ERP систему) варто спокійно вислухати рекомендації лікаря (підрядника), прийняти рішення довіряєте ви йому чи ні. Потім, дотримуючись рекомендацій лікаря підготувати організм (підприємство і колектив) до змін (деяким компаніям для цього потрібен не один місяць); запастися терпінням на період впровадження і запуску нової системи, так як компанії, як і людині, потрібен час, щоб адаптуватися і правильно використовувати новий «клапан».
Давайте трохи зануримося у деталі та розглянемо інші важливі чинники, які стануть гарантом успішного впровадження ERP системи в будь-якій компанії, незалежно від її розміру, галузі та регіону.
- Єдність топ-менеджменту Замовника в баченні стратегії розвитку компанії в цілому. Є розуміння, на якому етапі зараз знаходиться компанія, до чого прагне в майбутньому, які можуть бути обмеження і які можливості дасть впровадження EPR системи для бізнесу.
- Високий професійний рівень зовнішньої команди консультантів, залучених до реалізації проекту, і як наслідок – довіра топ-менеджменту замовника до команди фахівців, що реалізують проект.
- Наявність детального плану-графіка робіт, де буде відображений увесь перелік завдань (обсяг), які потрібно виконати всім учасникам проекту (Замовника і Підрядника) на всіх етапах впровадження (від аналізу вимог до запуску); визначено пріоритетність і послідовність завдань, а також тривалість їх виконання і передбачуваний бюджет. Саме цей план-графік буде єдиною дорожньою картою для всієї команди впровадження (Замовника і Підрядника), що дозволить спільно досягти спільної мети.
- Активне залучення топ-менеджменту компанії-замовника, на всіх етапах реалізації ERP проекту. Обов’язкова присутність керівництва компанії на Керуючих комітетах, де регулярно обговорюватиметься статус проекту, можливі відхилення і шляхи їх усунення. Це дозволить топ-менеджменту компанії розуміти ситуацію і в разі необхідності, оперативно приймати коригуючі рішення.
- Скрупульозне дотримання проектної методології, ведення проектної документації (обов’язкова наявність документів дизайну, тестових сценаріїв по кожному бізнес-процесу, що включено до обсягу проекту; специфікацій /технічних завдань на розробку, правил розробки і т. д.) управління змінами, розробкою (наявність інструментів управління версіями файлів і коду; реєстрація модифікацій, їх перенесення між додатками і т.д.). Завдяки цьому, після запуску, компанія отримає не «чорний ERP ящик», який не зрозуміло, як працює, а готову структуру і базу знань, що дозволять успішно підтримувати і розвивати систему в майбутньому; дасть можливість легко навчати працювати з системою нових співробітників. Не потрібно буде боятися, того, що коли ключовий співробітник, що мав досвід роботи з системою, піде з компанії будуть втрачені знання про те, як працює система.
- Компетентність ключових користувачів Замовника, які в повній мірі володіють інформацією та добре орієнтуються у бізнес-процесі (організація, сильні і слабкі сторони, хто за що відповідає, які ключові проблеми є), розуміють стратегічні цілі його розвитку; мають повноваження приймати рішення у рамках свого бізнес-процесу та управляти пріоритетністю завдань своїх співробітників.
- Регулярне інформування усіх співробітників компанії Замовника про цілі, терміни і поточний статус проекту. Впровадження ERP системи змінює не тільки технології, але і культуру компанії. Для того, щоб впровадження було успішним, необхідно не тільки реалізувати проект, а й адаптувати персонал компанії Замовника до нової системи, яка повинна стати ефективним інструментом роботи (психологічні та адміністративні моменти, до яких потрібно бути готовим керівнику).
- Відмова від ведення паралельного обліку в декількох системах (старої та нової). «Сидіння на двох стільцях» значно уповільнює адаптацію персоналу до нової системи, знижує ефект від її впровадження, а також вимагає додаткових людських зусиль, що дуже часто проявляється у невдоволенні / виникненні конфліктних ситуацій всередині підприємства, що може частково перекреслити переваги від впровадження нової системи управління підприємством.
2020 рік, гарно показав, що компанії, які заздалегідь інвестували у впровадження ERP, виявилися більш підготовленими до роботи в ринкових умовах, що швидко змінюються, ніж їх менш технологічно розвинені конкуренти. Більшість наших клієнтів впоралися із викликами 2020 року і незважаючи на непросту ситуацію продовжують активно розвивати свій бізнес.
Світ більше ніколи не буде таким, як раніше!
Впровадження ERP системи, може бути, одним із найбільш правильних рішень, яке ви, як керівник або акціонер, можете прийняти вже зараз!
З усіх питань, пов'язаних із реалізацією ERP проектів, звертайтеся, будь ласка, до мене або залиште заявку на нашому сайті innoware.com
