Нещодавно, я вкотре отримав запит клієнта – «як подолати інформаційний хаос у робочому середовищі», тому у цій статті я розкажу про реальні випадки з нашої практики та як ми знаходимо шляхи їх вирішення.
Часто, у своїх зверненнях замовник наголошує на проблемі обробки великих обсягів інформації, використовуючи у своїй роботі не інтегровані між собою системи Slack, Google Workspace, Zoom, Telegram, Skype.. І це ще ми не говоримо про інтеграцію з обліковими та CRM системами.
Тобто, майже кожен клієнт стикається із проблемою обробки даних, які накопичуються з першого дня роботи компанії та розкидані серед різних платформ і сервісів.
Це дуже підступна проблема – здається, шо ще вчора все було ок, ніхто навіть про таке не замислювався, здавалося, от сьогодні сядемо і все впорядкуємо, а виявляється, що сьогодні ви разом із колегами вже тонете в інформаційному хаосі, що призводить до зниження власної продуктивності та витрат часу, банально, але на пошук одного документу.
Наприклад, вам терміново потрібно відправити презентацію вашої компанії потенційному клієнту. Ви швидко знаходите файл, але не знаєте, що це не остання актуальна версія. Надіславши його, ви отримуєте відмову в співпраці, адже клієнт бачить застарілу інформацію. Актуальний файл знаходився не в Telegram, а в Google Drive, а ця помилка обійшлася вам втратою важливої угоди.
Чи інший приклад, про затримку з пошуком: вам терміново потрібно підготувати документи для участі в тендері або виконати важливе завдання до дедлайну. Ви не можете знайти потрібний документ, адже він може бути будь-де серед численних систем, якими ви користуєтеся. Цей болісний пошук не тільки призводить до стресу і фрустрації, але й може коштувати вам втрати бізнес-можливостей або репутації.
А тепер уявіть яка кількість подібних негараздів трапляється у масштабі всієї компанії. Відчуваєте обсяг хаосу?
Щоб виправити дану проблему, або ще краще, уникнути її з самого початку, потрібно організувати високоефективну корпоративну екосистему, забезпечену злагодженими комунікаціями та процесами.
Саме тому, що всі системи Майкрософт об’єднані функцією наскрізного пошуку по чатах, документах і файлах, стає неважливим де, хто, і в якому сервісі створив файл. Чи то нарада, чи веб портал, чи чат – всі файли автоматично індексуються сервісом централізованого пошуку.
Розрізненні сервіси для комунікації та обміну документами, такі як Zoom, Telegram, Skype, Slack – легко і швидко змінюються на Microsoft Teams.
Також, найближчим часом буде доступний інтелектуальний аналіз даних за допомогою Microsoft 365 Copilot. І коли виникне потреба знайти певний файл чи повідомлення ви не будете шукати їх у кожному застосунку окремо, а скористаєтеся єдиним інформаційним полем пошуку, що значно підвищить вірогідність того, що ви отримаєте саме те, що шукали.
Сервіси, які ми радимо використати для приборкання хаосу даних:
- Для комунікації – Teams.
- Для управління проектами – Teams+Viva+Power Automate/Powershell+Sharepoint – всі процеси будуть відбуватися в єдиній органічно інтегрованій системі.
- Документообіг та управління документами – Outlook+Teams+SharePoint+Power Automate – рішення IW Document management.
- Процеси Онбордінгу/Офбордінгу – SharePoint+Power Automate – рішення IW HR Onboarding/Offboarding.
- Критичні бізнес-процеси, які не покривають облікові системи та СRМ – підключаємо low code платформу Power Automate та SharePoint.
Якщо ж ваші працівники втомилися від рутини, наприклад, рознесення тисяч інвойсів, збору однакової інформації з типових ресурсів – пропонуємо наше рішення IW Document Flow Recognizer: AI Service по машинному розпізнаванню та класифікації різних типів документів.
Ми прагнемо до розвитку стабільних і тривалих відносин з нашими клієнтами. Наша робота полягає не лише в бізнес-взаємодії, ми проживаємо разом з ними та підтримуємо їх у сфері ділових відносин.
І, на завершення, хочу наголосити: систематизація інформації вимагає часу та терпіння, але результати, безсумнівно, варті усіх цих зусиль.
Віталій Грам
Партнер Innoware
