Як бізнесу обрати сучасну та безпечну ERP систему?

Український бізнес, незважаючи на виклики війни, демонструє стійкість і зростання, що підкреслює підприємницький дух нації. Зростаюча кількість нових підприємств свідчить про прагнення шукати нові можливості та адаптуватися до умов невизначеності. Успіх цих ініціатив значною мірою залежить від впровадження сучасних технологій, зокрема надійних ERP систем, які допомагають оптимізувати бізнес-процеси, забезпечують безпеку даних і створюють основу для подальшого розвитку.

У новій статті для порталу speka.media, CEO компанії Innoware, Дмитро Попінако розповів, чому використання таких російських рішень, як 1С і BAS є небезпечним, а також, розглянув ключові аспекти, на які варто звернути увагу при виборі ERP системи, щоб забезпечити стабільність і зростання бізнесу навіть у складні часи.

В Україні наразі приблизно 2 млн ФОП та понад 1,5 млн юридичних осіб, серед яких найбільше ТОВ, приватних підприємств та громадських організацій (дані Держстату та Опендатабот). Попри закриття десятків тисяч компаній щороку, кількість нових підприємств зростає навіть під час війни, що свідчить про підприємницький дух українців і їхню готовність брати на себе ризики.

Це зростання є показником оптимізму українців та прагнення пошуку нових можливостей. Відкриття нових бізнесів також стимулює внутрішнє споживання, створює робочі місця та підтримує економіку, формуючи позитивні сигнали щодо економічної стійкості.

Однак безпекова невизначеність створює значні виклики для бізнесу. Підприємцям потрібно розв’язувати питання фінансування, залучення клієнтів, управління, зокрема, вибору надійного програмного забезпечення, що дозволяє інтегрувати та автоматизувати основні бізнес-процеси (ERP систему). Через гостру потребу в кіберзахисті ця тема є особливо актуальною. На українському ринку досі широко представлені російські облікові системи із базовими функціями ERP — 1С та її сучасний клон BAS, що свого часу отримали популярність завдяки низькій вартості. Втім сьогодні вони асоціюються передусім із ризиками.

​​Замінників російського програмного забезпечення на ринку дуже багато. Та за вибору системи обліку та ERP варто звертати увагу на низку характеристик, що допоможуть забезпечити максимальну надійність, продуктивність і гнучкість роботи компанії, а ще сприятимуть швидшому зростанню підприємства.

1. Безпека та надійність даних

Необхідно змінювати облікові системи на такі, що надають високий рівень захисту даних від кіберзлочинів. У цих системах зберігається та обробляється найкритичніша інформація для організації, знищення або витік якої призведе до дуже серйозних наслідків і збитків. Згідно з дослідженням від Onapsis 2024 року, ERP системи зазнавали впливу внаслідок кібератак у 89% компаній. Дослідження підкреслює, що кіберзлочинці все частіше ціляться на ERP системи. Це тривожний індикатор, враховуючи критичну роль, яку ці системи відіграють в управлінні бізнес-процесами.

Саме тому важливо обирати рішення, що працюють на основі хмарних технологій, мають високі стандарти безпеки, відповідають міжнародним сертифікаціям (як ISO 27001 чи SOC 2) та регламентам із захисту даних (як європейський General Data Protection Regulation, GDPR). Ці стандарти передбачають суворі вимоги, які зазвичай підтримуються провайдерами хмарних систем. А от покладатись на те, що цим стандартам відповідає 1С чи BAS, не варто.

2. Принцип Zero Trust

Західні системи також впроваджують концепцію нульової довіри або Zero Trust, яка підвищує контроль над доступом до даних. Це — концепція кібербезпеки, яка передбачає, що жоден користувач або пристрій не заслуговує на автоматичну довіру, незалежно від того, знаходиться він у корпоративній мережі чи поза нею. Замість цього, кожна спроба доступу до ресурсів компанії вимагає перевірки та авторизації. Це дозволяє компаніям уникати неконтрольованих дій користувачів і краще захищати критичну інформацію. 

Російські 1С чи BAS не мають подібної інтегрованої політики безпеки, що робить компанії, які користуються цими системами, вкрай вразливими. Хоча в разі, якщо 1С розміщена на Microsoft Azure, то хмарний сервіс Microsoft надає двофакторну аутентифікацію. Користувачі часто вважають, що в такому випадку використання 1С є повністю безпечним для їхніх систем, хоча насправді захист залежить від додаткових заходів безпеки.

3. Хмарна інфраструктура з глобальною підтримкою

Велику перевагу мають хмарні рішення, які забезпечують безперервний доступ до даних з будь-якої точки світу на будь-якому пристрої (Windows, iOS, Android). Хмарне рішення також знижує витрати на підтримку локальної інфраструктури, яка зазвичай включає набір фізичних серверів, системи безперебійного живлення та кондиціонування серверних приміщень, а також технічний персонал для управління цим обладнанням. 

Окрім цього, провайдери хмарних послуг витрачають мільярди доларів на рік, щоб система була зручною, доступною та захищеною. Жодна компанія не зможе зробити більше для захисту своїх даних, ніж такі провайдери. Тому доцільно обирати рішення, побудовані на хмарних технологіях. 

4. Масштабованість та інтеграція з екосистемою

Система, яку ви оберете, має легко масштабуватись відповідно до змін у бізнесі, що є важливим критерієм для компаній, які планують зростання або потребують розширення функціоналу. Також при виборі ERP системи важливо дізнатись, чи інтегрується вона з іншими додатками. Інтеграція створює цілісну екосистему, де всі бізнес-процеси можуть взаємодіяти, що дозволяє ефективно управляти даними, аналітикою і документообігом. 

5. Зручність для міжнародного бізнесу

Якщо ваша компанія планує виходити на нові ринки, то при виборі облікової системи важливо звернути увагу на те, чи підтримує вона мультивалютність, багато мов і враховує податкові та регуляторні особливості різних країн. Це полегшує управління міжнародними операціями. Для амбітних компаній важливо застосовувати ті методи і способи управління та обліку, якими користуються компанії в розвинених країнах. Це дозволяє наблизитись до лідерів та скласти їм конкуренцію. Російська ж 1С та BAS розроблені передусім для локального (пострадянського) ринку і не адаптовані до міжнародних вимог. 

6. Інновації та регулярне оновлення

Сучасні міжнародні облікові та ERP системи вирізняються тим, що постійно оновлюються, додаючи нові функції й технології для покращення бізнес-процесів. Це дозволяє компаніям залишатися гнучкими та впроваджувати інноваційні підходи. Зокрема, зараз набувають ширшого вжитку системи з штучним інтелектом і глобальні лідери вже пропонують вбудовані функції ШІ в своє програмне забезпечення (наприклад Copilot). Постачальники з російської федерації не мають таких наробок, і це збільшуватиме технологічний розрив у перспективі на додачу до питань кібербезпеки.

7. Спільнота для підтримки та навчання

Важливо обрати систему, що має розвинену міжнародну спільноту користувачів і партнерів, які діляться досвідом і підтримують компанії у впровадженні та налаштуванні системи. Це значно полегшує процес адаптації. Обираючи облікову систему чи компанію, яка допоможе інтегрувати ERP систему у вашій організації, важливо шукати не просто підрядника, а партнера. Тому варто спілкуватись з різними представниками, знайомитись з командами, ділитись з ними своїми потребами і переживаннями щодо впровадження сучасних систем. Ідеальних систем не існує, а отже варто виділити час на те, щоб підібрати ту, що підійде саме вам.

Оригінал статті: ERP для бізнесу в Україні: чому варто відмовитися від російського ПЗ та що обрати взамін