ШІ в ERP: на що здатний і як ним користуватися?

Квітень, 2025

ERP системи вже давно стали невід’ємною частиною для компаній, що цінують швидкість, ефективність та узгодженість роботи із даними. Однак, з розвитком цифрових технологій системи для управління підприємствами також не стоять на місці, їх почали доповнювати віртуальні асистенти на основі штучного інтелекту.
У своїй статті для speka.media системна архітекторка та провідна консультантка із впровадження Microsoft Dynamics 365 Business Central компанії Innoware Анастасія Кацан пояснює, чим ШІ-асистент може бути корисним для користувачів ERP систем, а також яким чином він здатен автоматизувати рутинні бізнес-задачі, сприяти покращенню якості прийняття рішень та суттєво підвищити продуктивність співробітників.

Конкурентоспроможними зазвичай є ті компанії, співробітники яких виконують роботу швидше та якісніше. Втім, нещодавно у працівників з’явився потужний помічник – штучний інтелект. Його зараз впроваджують в багатьох індустріях та бізнес-сегментах, і системи автоматизації управління ресурсами підприємства (ERP) не стали виключенням. Але такий асистент поки що доступний не для всіх. Давайте розберемося, як компанії можуть скористатися ШІ, для яких завдань в ERP системах він найбільш ефективний, і хто може не встигнути за цим трендом?

Уявимо таку ситуацію: ви приходите в понеділок на роботу, і перше, що чуєте від керівництва під час ранкової наради, так це доволі нерадісну новину: «Наша компанія не виконала план по збуту за минулий квартал на 20%. Якщо ви хочете залишитися в нашому колективі, вам доведеться працювати більше та ефективніше».

Та легко сказати – «більше працювати». Ви й так часто залишаєтеся після роботи і працюєте в позаурочний час. Ну не залишатися ж ночувати в офісі кожного дня… Аж тут приходить електронний лист від вашого ІТ-директора, де він нагадує, що відтепер в ERP системі, яку використовує ваша компанія,  з’явився  віртуальний інтелектуальний помічник на базі ШІ, який може взяти на себе частину не тільки рутинної, але й навіть креативної роботи, поки ви будете виконувати інші важливі робочі завдання.

ШІ поспішає на допомогу

Лист від ІТ-директора підбадьорює, але поки не дуже зрозуміло, як користуватися цим інтелектуальним помічником. Однак в листі знаходиться відповідь і на це питання: виявляється штучний інтелект можна застосувати для навчання самих користувачів ERP системи – як нових, так вже і давно працюючих, що хочуть освоїти якісь новітні функції. Для цього достатньо спитати: «як з твоєю допомогою зробити такі й такі дії…»? (Звісно, ШІ не замінить людину-викладача повністю на всіх стадіях навчання роботі в системі, але все ж значно полегшить цей процес). Наприклад, якщо спитаємо в чаті Copilot, що доступний одразу на будь-якій сторінці хмарної версії Microsoft Dynamics 365 Business Central, які звіти про збут можна згенерувати, то будуть запропоновані декілька варіантів і відповідні інструкції до генерування звітів. Припустимо, що ми визначились, що цього разу хочемо скористатись режимом аналізу.

• Генеруємо звіт

Тож, перше, що вам треба зробити після ранкової планерки: згенерувати звіт по збуту за певний період. Замість кліків мишкою та введення безлічі параметрів в інтерфейсі ERP-системи достатньо дати ШІ наступне завдання: «Відсортуй всі операції з продажу за грудень минулого року, згрупуй за категорією товарів, додай кількість, собівартість, суму продажів». Якщо отриманий звіт вас чомусь не задовольняє, ви можете його змінити, наприклад, дати команду «згрупуй товари не по коду, а за описом», або вручну можна змінити його параметри, адже керування зручне і схоже до робіт зі зведеними таблицями в Excel. А якщо виявляється, що отриманий звіт є звітом вашої мрії, можна його вивантажити в той же Excel, поділитися з колегами, чи зберегти для використання в майбутньому.

• Пишемо креативні тексти

Та коли ви надіслали керівництву готовий звіт, надходить лист про те, що компанія починає продаж великої партії принципово нових товарів. Вам потрібно написати під кожен товар технічний опис, а також маркетинговий текст для сайту онлайн-продажів. Інтелектуальний помічник може допомогти й тут, адже ви можете дати йому завдання створити відповідний текст і навіть вибрати його стиль: формальний, технічний, креативний тощо. ШІ бере дані для завдання з атрибутів товару в ERP-системі і на їх основі швидко генерує текст в потрібному стилі.

• Формуємо замовлення для клієнта

Тільки ви закінчили виконувати цю роботу, як від клієнтів почали надходити перші замовлення на новий товар. Ви поки що не дуже добре знаєте нову номенклатуру, але ж тепер у вас є інтелектуальний помічник: з його допомогою ви можете швидко сформувати перелік товарів згідно замовлення клієнта. Для прикладу, можна у неформальній формі дати таку команду: «Один степлер, одну коробку паперу, та два гнучких олівця з гумкою». Система сформує замовлення, де будуть пропозиції по таким продуктовим одиницям як канцелярський степлер, офісний папір та гнучкі олівці у вказаних одиницях вимірювання (якщо не вказана – використовується налаштована).  Якщо товар підібраний не зовсім вірно, перелік можна відкоригувати.

• Інші функції

Окрім того, ШІ здатний виконувати звірку банківських даних, коли ми імпортуємо банківську виписку з системи клієнт-банк, і звіряємо її з нашими фактичними операціями, що обліковані в ERP-системі. Завдяки цьому можна автоматизувати співставлення операцій з клієнт-банкінгу з операціями в обліковій системі.

Розглянутий вище приклад – не фантастика, і навіть не найближче майбутнє! Ці технології існують вже сьогодні – саме так виглядає робота в ERP-системі з використанням вже знайомого для багатьох по ОС Windows 10/11 та пакету Microsoft 365 чатбота Copilot. Адже Copilot також впроваджений як в ERP-системі Microsoft Dynamics 365 Business Central, так і загалом в екосистемі Microsoft Dynamics 365 і все більше інтегрується в різні функціональні модулі ERP, які можна використовувати в різноманітних завданнях.

Втім, Microsoft Copilot – не єдиний ШІ-асистент в ERP. Технології на базі штучного інтелекту сьогодні активно впроваджуються в системах для керування ресурсами підприємства багатьох відомих західних постачальників. Цими системами користується переважна більшість компаній з переліку Fortune 500, а також вони добре відомі в Україні.

Слід зазначити, що як і будь-який інший ШІ, Copilot не мислить як людина, окрім того, іноді припускається помилок. Це треба враховувати в роботі. Поки що не можна бути на 100% впевненим в тому, що ШІ запропонував правильний шлях, тому його рішення варто перевіряти. Але якщо мова йде про операції, щодо яких ми знаємо, що ШІ неодноразово робив їх якісно, то цілком можна на нього покладатися.

Загалом ШІ постійно вчиться – як на внутрішніх корпоративних документах, так і тих, що знаходить у відкритому доступі. Він гнучкий у виконанні завдань, і до того ж добре розуміє українську мову.

ШІ не для всіх: кому не вдасться адаптуватися?

Завдяки віртуальному асистенту на базі ШІ ви вчасно зробили увесь обсяг своєї роботи і компанія в наступному кварталі змогла виконати план по збуту. Але, як згадувалося раніше, ці можливості доступні не для всіх. Технології штучного інтелекту швидко та послідовно розвиваються і цілком вірогідно, що через півроку-рік застосунки типу Copilot та аналогічні ШІ-асистенти в ERP-системах інших західних постачальників зроблять черговий значний стрибок у розвитку. Такий прогрес буде вигідний як для користувачів цих систем, так і для розробників, адже перші отримають можливість виконувати швидше та ефективніше великі обсяги роботи, а другі – автоматизувати написання коду.

Водночас «не в тренді» залишаються користувачі російських облікових систем 1С/BAS та їм аналогічних. Як розповідав представник одного з партнерів, що працював раніше розробником в цій системі: «Штучний інтелект для користувачів 1С – це я. Що вони мені скажуть робити – те і роблю». Фактично 1С/BAS функціонує на базі тих самих технологій, які застосовувалися в західних системах ще років 10-20 назад. І жодного впровадження інновацій з ШІ поки не передбачається.

Висновки

Враховуючи те, як стрімко крокують вперед розробки в галузі штучного інтелекту, можна стверджувати, що буквально через 3-5 років будь-яка ERP без ШІ буде виглядати так само архаїчно, як сьогодні ведення обліку на дерев’яній рахівниці. А оскільки  впровадження ERP-системи займає доволі багато часу – іноді навіть роки – варто одразу зробити правильний вибір і розглядати для впровадження тільки ті продукти, які є безпечними, сучасними і перспективними.

Оригінал статті на speka.media