Философия ERP (Enterprise Resource Planning) заключается в построении единой технологической и информационной среды управления бизнес-процессами и ресурсами предприятия вне зависимости от территориального и функционального места их выполнения или нахождения; подразумевает наличие инструментария для оперативного учета всех первичных документов и операций, идеально – в местах их возникновения, а также их аналитической обработки с целью принятия управленческих решений и дальнейшего распространения данных между подразделениями и сотрудниками компании. Важным аспектом является построение «единого» информационного пространства, чтобы избежать необходимости ввода данных в разные системы, уменьшить стоимость владения информационных систем и уменьшить количество ошибок при вводе/обработке данных.
По моему мнению, любой бизнес очень похож на живой организм и тут можно провести аналогию с человеческим телом. ERP система является кровеносной системой предприятия, именно она наполняет все составляющие бизнеса кислородом и всем необходимым (дает дополнительную энергию и возможности), первой реагирует на изменения; помогает идентифицировать и бороться с «вирусами и бактериями», которые могут воздействовать на бизнес как изнутри (внутренние злоупотребления и ошибки сотрудников, неэффективное управление ресурсами, основными средствами и т.д.), так и извне (задержки в поставках, низкое качество полученных материалов/товаров/услуг, большая дебиторская задолженность и т.д.). Хочу сразу отметить, что любая ERP – это мощный инструмент развития бизнеса в умелых руках топ-менеджмента компании, но непростой – оперировать данными и системой надо научиться. Нужно ли реагировать на сигналы, которые подает ERP система, и как реагировать, решает руководящий орган компании.
Современные технологии могут воодушевлять человека на новые идеи, открывать новые возможности и горизонты, но при всем этом бизнес делают люди и это факт. Ни одна ERP система не сможет автономно (без вмешательства человека) управлять предприятием и развивать его.
На сегодня, внедрение ERP системы является как светлой надеждой, так и жутким страхом любого предприятия. Ни для кого не секрет, что статистика успешных внедрений совсем неутешительная. Ежегодно появляется информация о многомилионных проектах внедрения, которые закончились неудачей, и дело не в каком конкретном поставщике или системе. Хотя к их выбору стоит отнестись сновательно и оценить не только текущие преимущества, но и возможности развития/расширения функциональности системы в будущем (сможет ли со временем ERP система обеспечить потребности растущего организма (бизнеса) и развиваться/трансформироваться вместе с ним).
В своих предыдущих статьях: «Обновление Microsoft Dynamics AХ: когда принимать решение, оправданы ли усилия и как это оценить» и «Современный финансовый директор как субъект цифровой реальности», я уже делилась информацией о том, какие ERP системы занимают лидирующие позиции на мировом рынке и на примере линейки решений Dynamics 365 компании Microsoft (Microsoft Dynamics 365 Finance, Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management, Microsoft Dynamics 365 Busines Central, Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement и т.д.), обращала внимание на преимущества, которые дают ERP решения предприятиям, которые их используют сегодня, а также, как современные технологии, которые предлагает компания Microsoft, могут способствовать росту бизнеса в будущем.
В этом материале я хотела бы рассказать о том, какие факторы, как внутренние, так и внешние, влияют на процесс внедрения с точки зрения его организации в целом, не зависимо от того, о какой конкретно ERP системе идет речь.
Базовая вещь, с которой хочу начать, — это предварительная оценка общей готовности предприятия к внедрению ERP системы. Внедрение — это очень трудоемкий процесс, который требует серьезных временных и финансовых затрат, подразумевает активное регулярное вовлечение топ-менеджмента в проект, нуждается в серьезной методологической подготовке, адаптации персонала к работе в системе, ведет за собой ряд важных изменений, касающихся не только отдельных бизнес-процессов, а и бизнеса в целом.
Здраво взвесить свои силы и желания – это первое и самое важное решение, которые должно принять руководство компании перед стартом проекта внедрения. Именно это решение и единство людей, которое его принимает, в значительное мере будет дальше влиять на весь ход проекта. Ключевая задача исполнителя (подрядчика) в этот момент – выстроить здравые ожидания у Заказчика; откровенно и честно показать все возможные нюансы, риски, а также инструменты управления ими. Решения есть всегда, главное, чтобы все стороны проектной команды (Клиент и Подрядчик) были готовы их находить и принимать.
Если вернуться к аналогии с кровеносной системой, то прежде чем устанавливать новый «сердечный клапан» (ERP систему) стоит спокойно выслушать рекомендации врача (подрядчика), принять решение доверяете вы ему или нет; следуя рекомендациям врача подготовить организм (предприятие и коллектив) к изменениям (некоторым компаниям для этого нужен не один месяц); запастись терпением, как на период внедрения, так и запуска новой системы, так как компании, как и человеку, нужно время для адаптации и правильного использования нового «клапана».
Давайте теперь немного детальнее рассмотрим другие важные факторы, которые станут гарантом успешности внедрения ERP системы в любой компании, не зависимо от ее размера, отрасли и региона.
- Единство топ-менеджмента Заказчика в видении стратегии развития компании в целом. Есть понимание, где компания сейчас, к чему стремится в будущем, какие могут быть ограничители и какие возможности даст внедрение EPR системы.
- Высокий профессиональный уровень внешней команды консультантов, вовлеченных в реализацию проекта, и как следствие – доверие топ-менеджмента заказчика к команде специалистов, реализующих проект.
- Наличие детального плана-графика работ, где будет отображен весь перечень задач (объем), которые нужно выполнить всем участникам проекта (Заказчика и Подрядчика) на всех этапах внедрения (от анализа требований до запуска); определена приоритетность и последовательность задач, а также длительность их выполнения и предполагаемый бюджет. Именно этот план-график будет единой дорожной картой для всей команды внедрения (Заказчика и Подрядчика), что позволит им совместно достичь общей цели.
- Активное вовлечение топ-менеджмента компании-заказчика, на всех этапах реализации ERP проекта. Обязательное присутствие на Управляющих комитетах, где регулярно будет обсуждаться статус проекта, отклонений и пути их устранения. Это позволит руководству чувствовать ситуацию и оперативно принимать корректирующие решения.
- Скрупулезное соблюдение проектной методологии. Ведение проектной документации (обязательное наличие документов дизайна, тестовых сценариев по каждому бизнес-процессу, который включен в объем проекта; спецификаций/технических заданий на разработку, правил разработки и т. д.) управления изменениями, разработкой (наличия инструментов управления версиями файлов и кода; регистрации модификаций, их переноса между приложениями и т.д. Благодаря этому, после запуска, предприятие получит не «черный ERP ящик», который не понятно, как работает, а готовую структуру и базу знаний, которые позволят успешно поддерживать и развивать систему в будущем; легко обучать новых сотрудников. Не нужно будет бояться, что при уходе сотрудника из компании будут потеряны знания о том, как система работает.
- Компетентность ключевых пользователей Заказчика, которые в полной мере владеют информацией о своем бизнес-процессе (организация, сильные и слабые стороны, кто за что отвечает, какие ключевые проблемы есть) и стратегических целях его развития; имеют полномочия принимать решения в рамках своего бизнес-процесса и управлять приоритетностью задач своих сотрудников.
- Регулярное информирование всех сотрудников компании Заказчика о целях, сроках и текущем статусе проекта. Внедрение ERP системы изменяет не только технологии, но культуру компании. Для того, чтобы внедрение было успешным, необходимо не только реализовать проект, а и адаптировать персонал компании Заказчика к новой системе, которая должна стать эффективным инструментом их работы (учесть психологические и административные моменты, к которым нужно быть готовым руководителю).
- Отказ от ведения параллельного учета в нескольких системах (старой и новой). «Сидение на двух стульях» значительно замедляет адаптацию персонала к новой системе, снижает эффект от ее внедрения, а также требует дополнительных человеческих усилий, что очень часто проявляется в появлении недовольства/конфликтов внутри предприятия, которое может перечеркнуть многие преимущества внедрения новой системы управления.
2020 год, как нельзя лучше, показал, что компании, заранее инвестировавшие во внедрение ERP, оказались более подготовленными к работе в быстроменяющихся рыночных условиях, чем их менее технологично развитые конкуренты. Большинство наших клиентов справилось с вызовами 2020 года и несмотря на сложившуюся непростую ситуацию продолжают активно развивать свой бизнес.
Мир больше не будет таким, как прежде!
Внедрение ERP-системы, может быть, одним из самых правильных решений, которое вы, как руководитель или акционер, можете принять прямой сейчас!
По всем вопросам, связанным с реализацией ERP-проектов, обращайтесь, пожалуйста, ко мне напрямую или оставьте заявку на нашем сайте
