Недавно, я в очередной раз получил запрос клиента – “как преодолеть информационный хаос в рабочей среде”, поэтому в этой статье я расскажу о реальных случаях из нашей практики и как мы находим пути их решения.
Часто, в своих обращениях заказчик отмечает проблему обработки больших объемов информации, используя в своей работе не интегрированные между собой системы Slack, Google Workspace, Zoom, Telegram, Skype. И это еще мы не говорим об интеграции с учетными и CRM системами.
То есть, почти каждый клиент сталкивается с проблемой обработки данных, которые накапливаются с первого дня работы компании и разбросаны среди различных платформ и сервисов.
Это очень коварная проблема – кажется, что еще вчера все было ок, никто даже о таком не задумывался, казалось, вот сегодня сядем и все упорядочим, а оказывается, что сегодня вы вместе с коллегами уже тонете в информационном хаосе, что приводит к снижению собственной производительности и затрат времени, банально, но на поиск одного документа.
Например, вам срочно нужно отправить презентацию вашей компании потенциальному клиенту. Вы быстро находите файл, но не знаете, что это не последняя актуальная версия. Отправив его, вы получаете отказ в сотрудничестве, ведь клиент видит устаревшую информацию.
Или другой пример, о задержке с поиском: вам срочно нужно подготовить документы для участия в тендере или выполнить важную задачу до дедлайна. Вы не можете найти нужный документ, ведь он может быть где угодно среди многочисленных систем, которыми вы пользуетесь. Этот мучительный поиск не только приводит к стрессу и фрустрации, но и может стоить вам потери бизнес-возможностей или репутации.
А теперь представьте какое количество подобных проблем случается в масштабе всей компании. Чувствуете объем хаоса?
Чтобы исправить данную проблему, или еще лучше, избежать ее с самого начала, нужно организовать высокоэффективную корпоративную экосистему, обеспеченную слаженными коммуникациями и процессами.
Именно потому, что все системы Майкрософт объединены функцией сквозного поиска по чатам, документам и файлам, становится неважным где, кто, и в каком сервисе создал файл. Будь то совещание, или веб портал, или чат – все файлы автоматически индексируются сервисом централизованного поиска.
Различные сервисы для коммуникации и обмена документами, такие как Zoom, Telegram, Skype, Slack – легко и быстро меняются на Microsoft Teams.
Также, в ближайшее время будет доступен интеллектуальный анализ данных с помощью Microsoft 365 Copilot. И когда возникнет необходимость найти определенный файл или сообщение вы не будете искать их в каждом приложении отдельно, а воспользуетесь единым информационным полем поиска, что значительно повысит вероятность того, что вы получите именно то, что искали.
Сервисы, которые мы советуем использовать для укрощения хаоса данных:
- Для коммуникации – Teams.
- Для управления проектами – Teams+Viva+Power Automate /Powershell+Sharepoint – все процессы будут происходить в единой органично интегрированной системе.
- Документооборот и управление документами – Outlook+Teams+SharePoint+Power Automate – решение IW Document management.
- Процессы Онбординга/Офбординга – SharePoint+Power Automate – решение IW HR Onboarding/Offboarding.
- Критические бизнес-процессы, которые не покрывают учетные системы и СRМ – подключаем low code платформу Power Automate и SharePoint.
Если же ваши сотрудники устали от рутины, например разнесения тысяч инвойсов, сбора одинаковой информации из типичных ресурсов – предлагаем наше решение IW Document Flow Recognizer: AI Service по машинному распознаванию и классификации различных типов документов.
Мы стремимся к развитию стабильных и длительных отношений с нашими клиентами. Наша работа заключается не только в бизнес-взаимодействии, мы проживаем вместе с ними и поддерживаем их в сфере деловых отношений.
И, в завершение, хочу подчеркнуть: систематизация информации требует времени и терпения, но результаты, несомненно, стоят всех этих усилий.
Виталий Грам
Партнер Innoware
