Що таке управління проектами?

Проект - це сукупність взаємопов'язаних робіт, що виконуються для досягнення поставленої мети (отримання ПРОДУКТУ проекту) в рамках певного бюджету і в обмежений термін з використанням виділених ресурсів.

Управління проектами - це система знань, навичок, процедур, підходів і документів, що використовується для ефективної ініціації, планування, реалізації і завершення проекту, а також контролю цього процесу.

У світовій практиці застосовується декілька цілісних систем управління проектами (стандартів). Найбільшою популярністю користуються дві з них - PRINCE2 і PMI (Project Management Institute). Перша поширена в країнах Британської Співдружності, друга - в США і решті регіонів світу. Завданням організацій, що розвивають і підтримують вищезгадані стандарти, є обмін кращими практиками між фахівцями в області управління проектами, а також підготовка і сертифікація цих фахівців.

Що таке стандарт управління проектами?

Стандарт PMI під назвою PMBoK (Project Management Body Of Knowledge) є, по суті, переліком практик і процедур з використання взаємозв'язаних процесів ІНІЦІАЦІЇ, ПЛАНУВАННЯ, РЕАЛІЗАЦІЇ, КОНТРОЛЮ і ЗАКРИТТЯ проектів, згрупованих за наступними галузями знань:

• управління об'ємом робіт;
• управління тривалістю;
• управління вартістю;
• управління якістю;
• управління комунікаціями;
• управління людськими ресурсами;
• управління ризиками;
• управління договорами (забезпеченням).

Дотримання стандарту і наявність сертифікованих за ним фахівців дозволяє істотно знизити ризики проектів, а саме скоротити вартість і тривалість проекту для отримання бажаного результату.

Про управління портфелем проектів

Портфель - це сукупність всіх проектів (програм) компанії, ініційованих для досягнення її стратегічних і операційних цілей.

Програма - це набір взаємопов'язаних проектів, призначених для досягнення бізнес-цілей.

Проектний офіс - це постійна або тимчасова організаційна структура, призначена для реалізації (з різним ступенем повноважень) всього процесу управління портфелем проектів в компанії.

Ключовими завданнями організації на рівні портфеля є наступні:

• якісний відбір проектів і їхня прив'язка до стратегічних і операційних цілей організації;
• пріоритезація відібраних проектів на підставі обмеження організації в ресурсах;
• контроль результатів проектів за допомогою певних процедур і методик;
• приймання результатів проектів та їхня передача в операційне використання;
• управління обмеженими ресурсами організації.

Про системи управління проектами

Навіщо потрібні системи управління проектами?

Проекти не виникають самі по собі, вони з'являються в будь-якій організації як наслідок ідей, потреби в змінах, необхідності в інвестиціях, а також як результат захисту від зовнішніх ризиків.

Проект ніколи не має 100% або 0% вірогідності успіху. Саме наявність і ефективне використання системи управління проектами дозволяє компаніям і організаціям, що її застосовують, значно підвищити шанс успішної реалізації необхідних проектів.

З яких елементів складається система управління проектами?

Система управління проектами повинна забезпечувати ефективне функціонування всіх (або ключових) бізнес-процесів, що застосовуються для роботи з проектами організації. Система включає:

• методологію впровадження проектів;
• практики, вживані для виконання проектів різних типів;
• процедури ініціації, планування, реалізації, контролю та завершення проектів, інтегровані в загальну структуру управління організацією;
• IT-інфраструктуру, що забезпечує функціонування необхідних бізнес-процесів;
• фінансові моделі обліку та прогнозування витрат (доходів) за проектами, що є частиною загальної моделі фінансового обліку організації;
• моделі відбору і пріоритезації проектів;
• фахівців в області управління проектами, програмами та портфелем, що володіють необхідними знаннями і досвідом.

Основні потреби компаній, що обирають системи управління проектами

Контроль результатів проектів

Коли керівник хоче мати інформацію про стан справ в кожному з проектів, він може отримати багато версій, і всі вони будуть вірними. Кожен підрозділ веде свій облік, кожен має своє бачення щодо внеску в загальну справу, і далеко не завжди легко зрозуміти, що реально відбувається з проектом, тобто чи йде він за планом або вже вийшов з нього, скільки ресурсів витрачено, коли і з якою якістю буде отриманий результат. Система управління проектами дає чіткий аналіз відхилень, прогнозування і контроль проміжних результатів у будь-який час.

Стандартизація бізнес-процесів

Компанії, особливо ті, що мають багато підрозділів, - географічно віддалених, розташованих в різних країнах і на різних континентах, - розуміють, що окремі підрозділи можуть використовувати різні методи обліку, різні системи і методи управління, що часто призводить до неузгодженості дій.

Об'єднана система дозволяє уніфікувати процеси управління проектами. Наявність Інтернету забезпечує простій доступ до даних з будь-якого віддаленого місця. Крім того, коли процес отримання кінцевого продукту проекту розбитий на складові, що виконуються в різних місцях, не менш важливо забезпечити сумісність даних, єдність методів контролю, своєчасність рішень, які можуть знадобитися для коригування проектних робіт.

Отримання якісного результату проекту

Кінцевим завданням будь-якого проекту або сукупності проектів є отримання певного результату за мінімальних витрат ресурсів і часу. В тому разі якщо елементи, необхідні для цього (див. вище), не збалансовані, або які-небудь з них відсутні, проект виходить за рамки керованого процесу, що виражається в значному збільшенні часових і фінансових витрат в порівнянні з очікуваними. До цього можна додати і невірні очікування від проектів, якщо вони були неправильно відібрані і пріоритезовані. Все це призводить до невиправданих втрат часу і грошей, а також не дозволяє досягти поставлених операційних і стратегічних цілей. Система управління проектами якраз і призначена для виключення або мінімізації подібних колізій.