Оптимізація управління портфелем проектів на платформі Microsoft Office Project Server 2007 у компанії Innoware

Ситуація

Innoware – одна з провідних східноєвропейських консультаційних компаній, що спеціалізується на впровадженні систем управління ресурсами підприємства (ERP) на базі продуктів Microsoft, впровадженні управлінського обліку та оптимізації ІТ-інфраструктури на підприємствах різноманітного масштабу, а також реалізує проекти з впровадження систем управління проектами та побудові проектних офісів. Компанія має два офіси – у Києві та Москві; серед її клієнтів – більше 65 компаній з України, Росії, Казахстану, Кіпру, Чехії та інших країн світу. Компанія є Золотим сертифікованим партнером Microsoft з компетенцією Microsoft Dynamics.

Спеціалісти Innoware одночасно займаються реалізацією великої кількості проектів з залученням багатьох ресурсів. Кількість співробітників компанії на початок 2008 року складала біля 70 чоловік, більшість з яких є безпосередніми користувачами системи управління проектами. До впровадження рішення компанія застосовувала IBM Lotus Notes як систему документообігу, Microsoft Office Project Professional 2003 як робочі місця керівників проекту для планування та контролю проектів, а також Microsoft Office Excel 2003 для розподілу задач (вручну) і внесення даних про фактичне виконання робіт (вручну). Для проведення фінансового обліку використовувалась Microsoft Dynamics AX. Ключові елементи системи управління проектами та проектними підрозділами не були інтегровані між собою. Дані, необхідні для контролю виконання робіт та фінансового обліку, дублювались у різних системах. При цьому методологія реалізації проектів, що відповідає стандартам PMI, система фінансового обліку та процедури функціонування проектного офісу були розроблені власними силами компанії.

Владлен Березін, PMP, директор з проектів компанії Innoware, президент київського відділення Project Management Institute (PMI), коментує ситуацію так: «До того, як ми почали впроваджувати IW Project Portfolio Management, кожен керівник проекту вів свої справи самостійно і це було практично неможливо контролювати. Не було замкнутого зв’язку проектів з фінансовою системою, відповідно, ми могли планувати свої прибутки та видатки тільки за періодами діяльності компанії, але не за проектами. Також, хоча управління проектами у нас побудовано добре, не було технологій, котрі б дозволяли зв’язувати їх між собою».

Щоб оптимізувати управління портфелем проектів у компанії, спеціалісти Innoware вирішили скористатися однією з популярних серверних платформ управління проектами як базою для розробки власного рішення. Як відмічає Владлен Березін, «при виборі рішення ми орієнтувалися на дослідження пропозицій на ринку та власні оцінки різноманітних систем. Також нами були організовані презентації різних постачальників ПЗ. Основна увага при виборі рішення зверталася на можливість інтеграції прикладних програм, котрі вже використовувались чи планувались використовуватись у компанії, а також чи покриває рішення задачі, котрі повинні бути вирішені у рамках проекту».

Після ретельного вивчення ринку був вибраний Microsoft Office Project Server 2007 (як можлива альтернатива розглядались також Primavera та Spider Project). «Середовище управління проектами у компанії – це система процедур, методик, IT-інфраструктури, сукупності відповідного ПЗ, документів і т.д., ядром котрого є Microsoft Office Project Server 2007, – аргументує вибір компанії Владлен Березін. – Ця система призначена для управління усією сукупністю проектів компанії, вона вміє враховувати витрати на внутрішні проекти та прибутки, отримані від реалізації зовнішніх проектів, планувати роботи та контролювати їх виконання, коректно управляти ресурсами, вести документообіг та управляти базами даних. Це і було потрібно». При цьому головною вимогою було зняття обмежень на кількість проектів (внутрішніх та зовнішніх), котрі одночасно здатна вести компанія. «Важливим було і те, – продовжує Владлен, – наскільки рішення впишеться у корпоративну стратегію розвитку ІТ-інфраструктури компанії, адже ми є партнером Microsoft і з часом хочемо замінити усе ПЗ, що нами використовується, програмними продуктами Microsoft, інтегруючи їх між собою».

Рішення

За словами Владлена Березіна, директора з проектів компанії Innoware, ключовими задачами проектного офісу у компаніях, що надають професійні послуги (до яких входить і сама Innoware), є наступні:

1. Кваліфіковане управління проектом, як зовнішнім, так і внутрішнім (оперативне управління), включаючи отримання коректної та своєчасної звітності за ключовими показниками проекту.
2. Управління портфелем проектів компанії, включаючи прогнозування ресурсів та фінансів, відбір проектів, ініціацію, планування та контроль реалізації (корпоративне управління).
3. Управління ресурсами компанії та прогнозування потреби у ресурсах.
4. Управління фінансами, включаючи розрахунок прибутковості проектів.
5. Контроль змін у рамках проектних робіт, ресурсів та перепланування портфеля проектів відповідно до цих змін.
6. Отримання своєчасної звітності за ключовими показниками діяльності (KPI) для прийняття управлінських рішень.
7. Своєчасне закриття фінансового періоду, своєчасне виставлення рахунків та інші фінансові процедури.
8. Бюджетування та контроль виконання бюджетів за заданими фінансовими періодами.
9. Обмін даними з клієнтами та надання їм можливості контролю за реалізацією проекту, а також доступу до необхідної проектної документації.

Рішення, що раніше використовувалось у Innoware, частково задовольняло пункти 1, 6 та 7, 8 та 9, а повністю – пункт 4 з наведеного вище списку. Перед новою ж системою було поставлено три задачі:

1. Реалізувати у рішенні повний список потреб компанії.
2. Мінімізувати при цьому сукупність технологічних рішень (необхідно максимально інтегроване рішення).
3. Мати можливість отримувати інформацію про проектну діяльність у реальному часі.

Розроблюючи для себе рішення, що згодом отримало назву IW Project Portfolio Management (IW PPM), компанія Innoware планувала запускати його і у комерційну експлуатацію. Хоча на момент його створення фінальної версії Microsoft Office Project Server 2007 ще не існувало, рішення будувалось на базі саме цього продукту. Владлен Березін відмічає, що через новизну продукту у ньому містився ряд істотних недоліків, однак компанії вдалося їх оминути.

Завдяки серйозному допрацюванню IW PPM значно перевершив за своїми можливостями стандартне рішення. Головними особливостями, що відрізняють IW PPM від вихідного продукту, стала система роботи з погодинними ставками, розробка проектного функціоналу, що дало можливість планувати прибутки, і, як наслідок, реалізувати функцію формування бюджетів, прогнозування. Крім того, був зроблений дуже важливий крок – інтеграція рішення з ERP-системою.

Рішення, розроблене та впроваджене Innoware, є інтегрованою системою управління портфелем проектів (проектним офісом) у будь-якій організації, і складається з наступних елементів:

• Microsoft Office Project Server 2007 & Project Professional 2007 – інструменти планування та контролю реалізації проектів проектними командами.
• Microsoft Dynamics (AX або NAV) – інструмент фінансового обліку даних по проектам (витрат, прибутків), що є частиною системи фінансового (бухгалтерського, податкового та управлінського) обліку компанії.
• Microsoft Office Exchange Server 2007 – система обміну повідомленнями та електронною поштою.
• Microsoft SQL Server 2005 – система управління базами даних та аналітичної обробки інформації.
• 2007 Microsoft Office System – інструмент візуалізації даних по проектам, а також по компанії (звіти різноманітного призначення), отримання завдань на проектні роботи та внесення фактичних даних про виконання робіт.
• Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 – інструмент вибору, планування та контролю портфеля проектів компанії в узгодженні з стратегією.
• Політика фінансового обліку компанії.
• Методологія оперативного управління проектами у відповідності з стандартами PMI.
• Процедури корпоративного управління проектами (управління портфелем проектів).
• Процедури функціонування проектного офісу.
• Чернетки, документи, бази даних, необхідні для реалізації проектів.
• Навчений персонал, що використовує систему.

Рішення IW PPM має наступні важливі особливості:

• Реалізовані функції як оперативного управління проектами (як окремими одиницями), так і комплексного – усім портфелем проектів компанії, включаючи процеси проектного офісу у відповідності зі стандартами Міжнародного інституту управління проектами (PMI).
• Виконана інтеграція Microsoft Office Project Server 2007 з ERP-системою Microsoft Dynamics AX на рівні автоматичного імпорту/експорту даних з однієї системи в іншу з метою фінансового обліку та прогнозування.
• Виконана інтеграція Microsoft Office Project Server 2007 з офісними прикладними програмами Microsoft (Excel, Outlook і т.п.) з метою отримання звітності, розподілу задач по проектам, а також внесення фактичних даних для виконання задач.
• Виконано допрацювання системи для реалізації ряду ключових функцій з управління зовнішніми проектами.

Проект виявився досить складним і перевищив заплановані показники на 100% за тривалістю і на 30% за вартістю. На думку Владлена Березіна, у першу чергу це було пов’язано з наступними моментами:

• необхідність допрацювання Microsoft Office Project Server 2007 для реалізації потрібних Innoware функціональних можливостей;
• коригування бізнес-процесів та процедур, що використовуються в Innoware, з метою їх оптимальної реалізації у новому рішенні;
• брак документації та досвіду реалізації аналогічних проектів у 2007-й версії Microsoft Office Project Server на ринку (проект був розпочатий у вересні 2006 року).

«Для більш швидкої реалізації проекту ми залучили консультанта, що є спеціалістом у налаштуванні прикладних програм Microsoft Office Project. До його задач входило налаштування та допрацювання Microsoft Office Project Server 2007, Microsoft Office Project Professional 2007, а також консультування спеціалістів Innoware з питання оптимального використання цього ПЗ», – згадує Владлен. На початковій фазі проекту була створена робоча група, що складалася з спеціалістів Innoware, до задач якої входили тестування системи за ролями, навчання кінцевих користувачів та безпосередньо налаштування ПЗ, зокрема, Microsoft Dynamics AX, для інтеграції з Microsoft Office Project Server 2007. Управління проектом, а також постановка задач для налаштування рішення та допрацювання ПЗ виконувались директором з проектів Innoware. Налаштування та інтеграція інших елементів рішення виконувались без залучення зовнішніх консультантів.

Проект був розбитий на етапи: документування вимог (опис бізнес-процесів та документів у форматі регламенту); конфігурування, налаштування та допрацювання ПЗ, а також інтеграція основних прикладних програм між собою; тестування; дослідна експлуатація та дублювання даних у старому та новому рішенні; промислова експлуатація. Проект закінчився переходом компанії на Microsoft Office Exchange 2007 та повною інтеграцією усіх прикладних програм у потрібній компанії конфігурації.

«Хоча процес впровадження не пройшов без ускладнень, – розповідає Владлен Березін, – ми були до цього готові, і, як показала практика, вчинили вірно, оскільки незабаром вийшов 2007 Microsoft Office System, котрий був повністю інтегрований з Microsoft Office Project Server 2007, а це дуже важлива для нас перевага». Спочатку рішення IW PPM було розроблено Innoware для оптимізації власних бізнес-задач, однак, як було сказано раніше, рішення планувалось для комерційного розповсюдження та може бути впроваджене на проектно- та непроектно-орієнтованих підприємствах, у банківських, холдингових структурах і т.п. IW PPM може бути впроваджене як повністю (з впровадженням усіх складових його елементів), що дозволить охопити усі бізнес-процеси, пов’язані з управлінням проектами у компанії, так і частково (з впровадженням одного чи декількох елементів), що дає можливість реалізовувати тільки найбільш важливі аспекти діяльності підприємства у теперішній момент.

Переваги

Владлен Березін, директор з проектів компанії Innoware, підкреслює, що рішення IW PPM дало компанії цілий ряд конкурентних переваг та істотно допомогло у роботі. У ході його впровадження було налаштовано управління усіма ключовими бізнес-процесами в області управління проектами, програмами та портфелями проектів:

• управління зовнішніми проектами (проектами, що виконуються для замовників);
• управління внутрішніми проектами (проектами, що виконуються для внутрішніх цілей компанії);
• управління підрозділами, що реалізують внутрішні та зовнішні проекти (управління проектним офісом), включаючи управління фінансами та ресурсами;
• управління портфелем проектів, включаючи ініціацію, планування та контроль виконання робіт по проектам та програмам (групам взаємопов’язаних проектів);
• управління фінансами компанії.

За словами Владлена Березіна, вигоди, отримані від впровадження нового рішення, можна розділити на 2 типи – «помітні» та «непомітні». До перших можна зарахувати наявність та своєчасність отримання даних, необхідних для управління проектами та портфелем проектів компанії. Так, наприклад, строк отримання звітності з ключових показників діяльності скоротився приблизно у 6 разів, строк закриття періоду у фінансовій системі – у 4 рази. З’явилась можливість повного контролю над реалізацією усіх проектів, прогнозування фінансових показників, оцінки трендів. Нічого цього раніше реалізувати не вдавалось. До другого типу вигод можна віднести значне підвищення інформованості менеджменту компанії і, відповідно, можливість приймати правильні рішення, а також отримання можливості вести велику, практично необмежену, кількість проектів одночасно з встановленим для них рівнем якості.

Innoware впевнена, що такий продукт украй необхідний підприємствам для підвищення ефективності своєї діяльності та конкурентоспроможності. Зокрема, як підкреслює Дмитро Попінако, генеральний директор Innoware, перед українськими підприємствами незабаром виникне виклик з боку міжнародних конкурентів після вступу країни у ВТО. Крім того, чемпіонат Європи з футболу 2012 року, котрий відбудеться в Україні та Польщі, також створив необхідність у реалізації величезної кількості проектів, – від покращення та побудови інфраструктурних об’єктів (доріг, аеропортів, готелів, ресторанів) до налагодження роботи підприємств транспорту, громадських послуг, виробництва, професійних послуг і т.д..

«Після впровадження рішення IW PPM на базі Microsoft Office Project Server 2007, – продовжує Владлен Березін, – у нас з’явився ряд конкурентних переваг. Робота фінансового відділу значно спрощена, клієнти отримали можливість самі приймати участь у проектах, а завдяки інтеграції усіх прикладних програм у компанії, кількість ручної роботи істотно зменшилась. Відповідно, тепер співробітники можуть присвячувати більше часу справі, а не рутинним операціям. Але найголовніше – поставлена мета була досягнута: якщо раніше ми могли одночасно вести не більше десяти проектів, тепер у компанії немає такого обмеження. Інші платформи не дали б нам таких можливостей».

Відмічаючи особливості рішення IW PPM, Оксана Лой, менеджер з продуктового маркетингу компанії «Майкрософт Україна», додає : «Завдяки інтеграції Microsoft Office Project Professional 2007, Microsoft Office Project Server 2007 та Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, рішення, розроблене компанією Innoware, відкриває для організацій унікальні можливості ефективного управління ресурсами та точного планування своєї діяльності на будь-який проміжок часу. Важливою перевагою цього рішення також є його інтеграція з ERP-системами на базі Microsoft Dynamics».

Надалі планується розширити область використання даного рішення на бізнес-процеси підрозділів компанії, що залишилися, допрацювати процедури, що знаходяться «на стику» областей управління портфелем проектів та фінансового прогнозування, а також допрацювати та ускладнити структуру ключових показників діяльності компанії (KPI) для вдосконалення управління.

Також компанія Innoware планує просування рішення IW PPM на ринок для того, щоб задовольнити постійно зростаючі потреби підприємств у структурах, процедурах та інструментах, що дозволяють реалізовувати як внутрішні, так і зовнішні проекти.