Что такое управление проектами?

Проект - это совокупность взаимосвязанных работ, которые выполняются для достижения поставленной цели (получение ПРОДУКТА проекта) в рамках ограниченного бюджета и в ограниченные сроки с использованием выделенных ресурсов.

Управление проектами - это система знаний, навыков, процедур, подходов и документов, которая используется для эффективной иннициации, планирования, реализации и завершения проекта, а также контроля этого процесса.

В мировой практике используется несколько целостных систем управления проектами (стандартов). Наибольшей популярностью пользуются два из них - PRINCE2 и PMI (Project Management Institute). Первая распостранена в странах Британського Содружества, другая - в США и других регионах мира. Заданием организаций, которые развивают и поддерживают вышеупомянутые стандарты, есть обмен лучшими практиками между специалистами в области управления проектами, а также подготовка и сертификация этих специалистов.

Что такое стандарт управления проектами?

Стандарт PMI под названием PMBoK (Project Management Body Of Knowledge) - это, по сути, свод практик и процедур с использованием взаимосвязанных процессов ИНИЦИАЦИИ, ПЛАНИРОВАНИЯ, РЕАЛИЗАЦИИ, КОНТРОЛЯ и ЗАКРЫТИЯ проектов, сгруппированных по следующим отраслям знаний:

• управление объемом работ;
• управление длительностью;
• управление стоимостью;
• управление качеством;
• управление коммуникациями;
• управление людскими ресурсами;
• управление рисками;
• управление договорами (снабжением).

Соблюдение стандарта и наличие сертифицированных  специалистов позволяет существенно снизить риски проектов, а именно сократить стоимость и длительность проекта для получения желаемого результата.

Про управление портфелем проектов

Портфель - это совокупность всех проектов (программ) компании, инициированных для достижения ее стратегических и операционных целей.

Программа - это набор взаимосвязанных проектов, предназначенных для достижения бизнес-целей.

Проектный офис - это постоянная или временная организационная структура, предназначенная для реализации (с различным уровнем полномочий) всего процесса управления портфелем проектов в компании.

Ключевые задания организации на уровне портфеля такие:

• качественный отбор проектов и их привязка к стратегическим и операционным целям организации;
• приоритезация отобранных проектов на основе ограничения организации в ресурсах;
• контроль над результатами проектов при помощи специальных процедур и методик;
• приемка результатов проектов и их передача в операционное использование;
• управление ограниченными ресурсами организации.

О системах управления проектами

Зачем нужны системы управления проектами?

Проекты не возникают сами по себе, они появляются в любой организации как следствие идей, необходимости в переменах, инвестициях, а также как результат защиты от внешних рисков.

Вероятность успеха проекта никогда не равна 100% или 0%. Именно наличие и эффективное использование системы управления проектами позволяет компаниям и организациям, которые ей пользуются, значительно повысить шанс успешной реализации необходимых проектов.

Из каких элементов состоит система управления проектами?

Система управления проектами должна обеспечивать эффективное функционирование всех (или ключевых) бизнес-процессов, которые используются для работы с проектами организации. Система включает:

• методологию внедрения проектов;
• практики, используемые для выполнения проектов различных типов;
• процедуры иннициации, планирования, реализации, контроля и завершения проектов, интегрованные в общую структуру управления организацией;
• IT-инфраструктуру, которая обеспечивает функционирование необходимых бизнес-процессов;
• финансовые модели учета и прогнозирования расходов (доходов) по проектам, которые являются частью общей модели финансового учета организации;
• модели отбора и приоритезации проектов;
• специалисты в области управления проектами, программами и портфелем, которые владеют необходимыми знаниями и опытом.

Основные потребности компаний, которые выбирают системы управления проектами:

Контроль результатов проектов

Когда руководитель желает иметь информацию о состоянии дел в каждом из проектов, он может получить множество версий, и все они будут верными. Каждое подразделение ведет свой учет, у каждого есть свое видение своего вклада в общее дело, и далеко не всегда легко понять, что реально происходит с проектом, т.е. идет ли он по плану или уже вышел за его пределы, сколько ресурсов затрачено, когда и с каким качеством будет получен результат. Система управления проектами дает четкий анализ отклонений, прогнозирование и контроль промежуточных результатов в любой момент времени.

Стандартизация бизнес-процессов

Компании, особенно те, которые имеют много подразделений, - географично удаленных, размещенных в разных странах и на разных континентах, - понимают, что отдельные подразделения могут использовать разные методы учета, разные системы и методы управления, что часто приводит к несогласованности действий.

Объединенная система позволяет унифицировать процессы управления проектами. Наличие Интернета обеспечивает простой доступ к данным из любого удаленного места. Кроме того, когда процесс получения конечного продукта проекта разбит на составные части, которые исполняются в разных местах, не менее важно обеспечить совместность данных, единственность методов контроля, своевременность решений, которые могут понадобиться для корректировки проектнях работ.

Получение качественного результата проекта

Конечное задание любого проекта или  совокупности проектов - это получение конкретного результата при минимальных затратах ресуров и времени. Если элементы, необходимые для этого (см. выше), не сбалансированы, или какие-либо из них отсутствуют, проект выйдет за рамки управляемого процесса, что выразится в значительном увеличении временных и финансовых затрат в сравнении с ожидаемыми. К этому можно добавить и неверные ожидания от проектов, если они были неправильно отобраны и приоритезированы. Все это приводит к неоправданным затратам времени и денег, а также не позволяет достичь поставленных операционных и стратегических целей. Система управления проектами как раз и предназначена для исключения или минимизации подобных коллизий.